SISTEM MANAJEMEN PERSEDIAAN

Sistem

a.    Pengertian Sistem

Suatu sistem adalah jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogiyanto, 2009:1). Menurut Murdik (2002 : 27) bahwa sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau suatu prosedur atau bagian pengolahan yang mencari suatu tujuan-tujuan bersama dengan mengoperasikan data atau barang pada waktu tertentu untuk menghasilkan informasi atau energi atau barang.

Menurut Gerald J dalam kutipan buku karya Al Bahra bin Ladjamudin (2005:3) mendefinisikan sistem sebagai : “Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan atau organisasi untuk mencapai sasaran tertentu”

Pengertian Sistem Menurut Indrajit (2001: 2) mengemukakan bahwa sistem mengandung arti kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang dimiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya

Pengertian Sistem Menurut Davis, G.B, (1991 : 45 ) Sistem secara fisik adalah kumpulan dari elemen-elemen yang beroperasi bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran

Definisi Sistem Menurut Harijono Djojodihardjo (1984: 78) “Suatu sistem adalah sekumpulan objek yang mencakup hubungan fungsional antara tiap-tiap objek dan hubungan antara ciri tiap objek, dan yang secara keseluruhan merupakan suatu kesatuan secara fungsional.”

Definisi Sistem Menurut Lani Sidharta (1995: 9), “Sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama”

Dari pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sebuah variabel yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai sasaran tertentu

b.    Elemen Sistem

Menurut Sigit (2010 : 1) bahwa sistem memiliki komponen-komponen diantaranya : Penghubung sistem, batasan sistem lingkungan luar, masukan, keluaran, dan tujuan. Menurut Budiarti (2009 : 8) menyatakan bahwa elemen sistem adalah bagian tang terkecil yang teridentifikasi, ini merupakan penyusunan dari sistem.

c.    Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, tujuan (Jogiyanto, 2009:3). Adapun pengertian dari masing-masing karakteristik Sistem tersebut adalah sebagai berikut :

1)    Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2)    Batasan Sistem

Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu dengan Sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3)    Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar sistem (envronment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi oprerasi sistem.

4)    Penghubung Sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem yang lainya.

5)    Masukan Sistem

Masukan (input) energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energy yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6)    Keluaran Sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7)    Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8)    Sasaran atau Tujuan Sistem

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran, kalau tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya

Manajemen

1.    Pengertian manajemen

Secara etimologis kata manajemen berasal dari bahasa Perancis Kuno ménagement, yang berarti seni melaksanakan dan mengatur. Sedangkan secara terminologis para pakar mendefinisikan manajemen secara beragam, diantaranya:

Follet yang dikutip oleh Wijayanti (2008: 1) mengartikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Menurut Stoner yang dikutip oleh Wijayanti (2008: 1) manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya manusia organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Gulick dalam Wijayanti (2008: 1) mendefinisikan manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan.

Schein (2008: 2) memberi definisi manajemen sebagai profesi. Menurutnya manajemen merupakan suatu profesi yang dituntut untuk bekerja secara profesional, karakteristiknya adalah para profesional membuat keputusan berdsarkan prinsip-prinsip umum, para profesional mendapatkan status mereka karena mereka mencapai standar prestasi kerja tertentu, dan para profesional harus ditentukan suatu kode etik yang kuat.

Terry (2010: 1) memberi pengertian manajemen yaitu suatu proses: atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksudmaksud yang nyata. Hal tersebut meliputi pengetahuan tentang apa yang harus dilakukan, menetapkan cara bagaimana melakukannya, memahami bagaimana mereka harus melakukannya dan mengukur efektivitas dari usaha-usaha yang telah dilakukan.

Dari beberapa definisi yang tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen merupakan usaha yang dilakukan secara bersama-sama untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengawasan (controlling). Manajemen merupakan sebuah kegiatan; pelaksanaannya disebut manajing dan orang yang melakukannya disebut manajer.

Manajemen dibutuhkan setidaknya untuk mencapai tujuan, menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, dan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Manajemen terdiri dari berbagai unsur, yakni man, money, method, machine, market, material dan information.

a.    Man : Sumber daya manusia;

b.    Money : Uang yang diperlukan untuk mencapai tujuan;

c.    Method : Cara atau sistem untuk mencapai tujuan;

d.    Machine : Mesin atau alat untuk berproduksi;

e.    Material : Bahan-bahan yang diperlukan dalam kegiatan;

f.     Market : Pasaran atau tempat untuk melemparkan hasil produksi;

g.    Information : Hal-hal yang dapat membantu untuk mencapai tujuan

Fungsi-fungsi manajerial

Menurut Terry (2010: 9), fungsi manajemen dapat dibagi menjadi empat bagian, yakni planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (pelaksanaan), dan controlling (pengawasan) :

1)    Planning (Perencanaan)

a.    Pengertian Planning.

Planning (perencanaan) ialah penetapan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang digariskan. Planning mencakup kegiatan pengambilan keputusan, karena termasuk dalam pemilihan alternatif-alternatif keputusan. Diperlukan kemampuan untuk mengadakan visualisasi dan melihat ke depan guna merumuskan suatu pola dari himpunan tindakan untuk masa mendatang.

b.    Proses Perencanaan

Proses perencanaan berisi langkah-langkah:

a)    Menentukan tujuan perencanaan;

b)    Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan;

c)    Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang;

d)    Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan; dan Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya.

c.    Elemen Perencanaan

Perencanaan terdiri atas dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana (plan).

a)    Sasaran yaitu hal yang ingin dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

b)    Rencana adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaanya.

d.    Unsur-unsur Perencanaan

Suatu perencanaan yang baik harus menjawab enam pertanyaan yang tercakup dalam unsur-unsur perencanaan yaitu:

a)    Tindakan apa yang harus dikerjakan, yaitu mengidentifikasi segala sesuatu yang akan dilakukan;

b)    Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan, yaitu merumuskan faktor-faktor penyebab dalam melakukan  tindakan;

c)    Tindakan tersebut dilakukan, yaitu menentukan tempat atau lokasi;

d)    Kapan tindakan tersebut dilakukan, yaitu menentukan waktu pelaksanaan tindakan;

e)    Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, yaitu menentukan pelaku yang akan melakukan tindakan; dan

f)     Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut, yaitu menentukan metode pelaksanaan tindakan.

e.    Klasifikasi perencanaan

Rencana-rencana dapat diklasifikasikan menjadi:

a)    Rencana pengembangan. Rencana-rencana tersebut menunjukkan arah (secara grafis) tujuan dari lembaga atau perusahaan;

b)    Rencana laba. Jenis rencana ini biasanya difokuskan kepada laba per produk atau sekelompok produk yang diarahkan 10 oleh manajer. Maka seluruh rencana berusaha menekan pengeluaran supaya dapat mencapai laba secara maksimal;

c)    Rencana pemakai. Rencana tersebut dapat menjawab pertanyaan sekitar cara memasarkan suatu produk tertentu atau memasuki pasaran dengan cara yang lebih baik; dan

d)    Rencana anggota-anggota manajemen. Rencana yang dirumuskan untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan anggota-anggota manajemen menjadi lebih unggul (Terry, 2010: 60).

f.     Tipe-tipe Perencanaan

Tipe-tipe perencanaan terinci sebagai berikut:

a)    Perencanaan jangka panjang (Short Range Plans), jangka waktu 5 tahun atau lebih;

b)    Perencanaan jangka pendek (Long Range Plans), jangka waktu 1 s/d 2 tahun;

c)    Perencanaan strategi, yaitu kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan;

d)    Perencanaan operasional, kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut;

e)    Perencanaan tetap, digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus-menerus); dan

f)     Perencanaan sekali pakai, digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik.

g.    Dasar-dasar Perencanaan yang Baik

Dasar-dasar perencanaan yang baik meliputi:

a)    Forecasting, proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang;

b)    Penggunaan skenario, meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan datang atau peristiwa yang mungkin terjadi;

c)    Benchmarking, perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinan tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang;

d)    Partisipan dan keterlibatan, perencanaan semua orang yang mungkin akan mempengaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut; dan

e)    Penggunaan staf perencana, bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.

h.    Tujuan Perencanaan

a)    Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non-manajerial;

b)    Untuk  mengurangi ketidakpastian;

c)    Untuk meminimalisasi pemborosan; dan

d)    Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya.

e)    Sifat Rencana yang Baik

Rencana dikatakan baik jika memiliki sifat sifat-sifat sebagai berikut:

a)    Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas;

b)    Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya;

c)    Stabilitas, setiap rencana tidak setiap kali mengalami perubahan, sehingga harus dijaga stabilitasnya;

d)    Ada dalam pertimbangan; dan

e)    Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

2)    Organizing (Pengorganisasian)

a.    Pengertian Pengorganisasian

Organizing berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat, yaitu proses pengelompokan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan dan penugasan setiap kelompok kepada seorang manajer (Terry & Rue, 2010: 82). Pengorganisasian dilakukan untuk menghimpun dan mengatur semua sumber-sumber yang diperlukan, termasuk manusia, sehingga pekerjaan yang dikehendaki dapat dilaksanakan dengan berhasil.

b.    Ciri-ciri Organisasi

Ciri-ciri organisasi adalah sebagai berikut:

a)    Mempunyai tujuan dan sasaran;

b)    Mempunyai keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati;

c)    Adanya kerjasama dari sekelompok orang; dan

d)    Mempunyai koordinasi tugas dan wewenang.

c.    Komponen-komponen Organisasi

Ada empat komponen dari organisasi yang dapat diingat dengan kata “WERE” (Work, Employees, Relationship dan Environment).

a)    Work (pekerjaan) adalah fungsi yang harus dilaksanakan berasal dari sasaran-sasaran yang telah ditetapkan.

b)    Employees (pegawai-pegawai) adalah setiap orang yang ditugaskan untuk melaksanakan bagian tertentu dari seluruh pekerjaan.

c)    Relationship (hubungan) merupakan hal penting di dalam organisasi. Hubungan antara pegawai dengan pekerjaannya,  interaksi antara satu pegawai dengan pegawai lainnya dan unit kerja lainnya dan unit kerja pegawai dengan unit kerja lainnya merupakan hal-hal yang peka.

d)    Environment (lingkungan) adalah komponen terakhir yang mencakup sarana fisik dan sasaran umum di dalam lingkungan dimana para pegawai melaksanakan tugas-tugas mereka, lokasi, mesin, alat tulis kantor, dan sikap mental yang merupakan faktor-faktor yang membentuk lingkungan.

d.    Tujuan organisasi

Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang, tetapi dimaksudkan untuk dicapai pada waktu yang akan dating melalui kegiatan-kegiatan organisasi (Handoko, 2012: 109).

e.    Prinsip-prinsip organisasi

Williams (1996: 85) mengemukakan pendapat bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi :

a)    Prinsip bahwa organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas ;

b)    Prinsip skala hirarki;

c)    Prinsip kesatuan perintah;

d)    Prinsip pendelegasian wewenang;

e)    Prinsip pertanggungjawaban;

f)     Prinsip pembagian pekerjaan;

g)    Prinsip rentang pengendalian;

h)   Prinsip fungsional;

i)     Prinsip pemisahan;

j)      Prinsip keseimbangan;

k)    Prinsip fleksibilitas; dan

l)     Prinsip kepemimpinan.

f.     Manfaat pengorganisasian

Pengorganisasian bermanfaat sebagai berikut:

1)    Dapat lebih mempertegas hubungan antara anggota satu dengan yang lain;

2)    Setiap anggota dapat mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab;

3)    Setiap anggota organisasi dapat mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab masing-masing sesuai dengan posisinya dalam struktur organisasi;

4)    Dapat dilaksanakan pendelegasian wewenang dalam organisasi secara tegas, sehingga setiap anggota mempunyai kesempatan yang sama untuk berkembang; dan

5)    Akan tercipta pola hubungan yang baik antar anggota organisasi, sehingga memungkinkan tercapainya tujuan dengan mudah.

3)    Actuating (Pelaksanaan)

Pelaksanaan merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa, hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama Terry (2005:62).

4)    Controlling (Pengawasan)

a.    Pengertian Controlling

Controlling atau pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan alat utk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

b.    Tahap-tahap Pengawasan

Tahap-tahap pengawasan terdiri atas:

a)    Penentuan standar;

b)    Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;

c)    Pengukuran pelaksanaan kegiatan;

d)    Pembanding pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan; dan

e)    Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.

c.    Tipe-tipe Pengawasan

a)    Feedforward Control dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah dan penyimpangan dari standar tujuan dan memungkinkan koreksi sebelum suatu kegiatan tertentu diselesaikan.

b)    Concurrent Control merupakan proses dalam aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu sebelum suatu kegiatan dilanjutkan atau untuk menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

c)    Feedback Control mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah dilaksanakan

Pengertian Persedian

Persediaan ditunjukan untuk barang-barang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal, dan dalam kasus perusahaan manufaktur, maka kata ini ditunjukan untuk barang dalam proses produksi atau yang ditempatkan dalam kegiatan produksi, tetapi pada perusahaan jasa pun persediaan diperlukan untuk menyalurkan hasil yang telah diolah dari persedaiaan tersebut. Karakteristik dari barang yang diklasifikasikan sebagai persediaan sangat bervariasi terhadap jenis kegiatan usaha. Sistem pengendalian persediaan barang dagang ataupun persediaan bahan baku harus dilaksanakan seefektif mungkin dalam suatu perusahaan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kelebihan maupun kekurangan persediaan.

Menurut Sartono dalam buku “Manajemen Keuangan. Teori Konsep dan Aplikasi” definisi persediaan adalah : “Persediaan pada umumnya merupakan salah satu jenis aktiva lancar yang jumlahnya cukup besar dalam suatu perusahaan.” (2001 : 443)

Sedangkan definisi menurut Soemarso dalam buku “Akuntansi Suatu Pengantar” adalah sebagai berikut : “Persediaan merupakan barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali atau digunakan dalam kegiatan perusahaan.” (2005 : 229)

Menurut Harjanto (2008, h.237) Sistem pengendalian persediaan dapat didefinisikan sebagai serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan pemesanan untuk menambah persediaan harus dilakukan dan berapa pesanan yang harus diadakan.

Rangkuti (2002 ; 14) Sistem persediaan adalah serangkaian kebijakan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan. Dalam organisasi persediaan sangat penting karena: (1) Adanya unsur ketidakpastian permintaan (permintaan yang mendadak ) dari bagian, (2) Adanya unsur ketidakpastian pasokan dari supplier, dan (3) Adanya unsur ketidakpastian tenggang waktu pemesanan. (Yamid, 2003 ; 6)

Klasifikasi Persediaan

Menurut Kieso, Weygandt, Warfield (2009, h.402) Persediaan (inventory) adalah pos-pos aktiva yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual dalam operasi bisnis normal, atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi. Investasi dalam persediaan merupakan aktiva lancar paling besar dari perusahaan barang dagang dan manufaktur.

Jenis-jenis Persediaan

Adapun jenis-jenis persediaan yang tergantung pada karakteristik perusahaan itu sendiri yaitu apakah perusahaan dagang atau perusahaan industri ataupun perusahaan jasa.

Menurut Rangkuti (2004 : 14) dalam buku “Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis” menjelasakan bahwa :

1)    Perediaan bahan mentah (Raw Materials)

2)    Persediaan komponen-komponen rakitan (Purchases Parts/Components)

3)    Persediaan bahan pembantu penolong (Supplies)

4)    Persediaan barang dalam proses (Work in Proccess)

5)    Persediaan barang jadi (Finished Good)

Berikut ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai jenis-jenis persediaan tersebut :

1)    Persediaan bahan mentah (Raw Materials)

Yaitu persediaan barang-barang berwujud seperti besi, kayu, serta komponen-komponen lain yang digunakan dalam proses produksi.

2)    Persediaan komponen-komponen rakitan (Purchases Parts/Components) Yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung dapat dirakit menjadi  suatu produk.

3)    Perusahaan bahan pembantu atau penolong (Supplies)

Yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.

4)    Persediaan barang dalam proses (Work In Proccess)

Yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.

5)    Persediaan barang jadi (Finished Goods)

Yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan

Jenis persediaan yang dimiliki setiap perusahaan berbeda-beda, tergantung sifat dan tujuannya.

a.    Persediaan pada Perusahaan Manufaktur.

Menurut Rangkuti (2007, h.14) Jenis-jenis persediaan pada perusahaan manufaktur yaitu: persediaan bahan baku, persediaan bahan pembantu pembntu atau penolong, persediaan barang dalam proses, dan persediaan barang jadi (siap untuk dijual).

b.    Persediaan pada Perusahaan Dagang

Perusahan dagang memiliki jenis barang yang terdiri dari: Persediaan perlengkapan (Inventory Of Supplies) dan Persediaan barang dagangan. (Merchandise Inventory).

Maksud dan Tujuan Persediaan

Pada prinsipnya maksud persediaan  adalah untuk memudahkan dan melancarkan proses produksi suatu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan para konsumennya. Adapun maksud dari adanya persediaan menurut Freddy Rangkuti (2002:2) adalah sebagai berikut: 

1)    Karena dibutuhkannya waktu menyelesaikan operasi dan untuk memindahkan produk dari suatu tingkat proses lainnya yang disebut persediaan dalam proses dan pemindahan.

2)    Untuk memungkinkan suatu unit atau bagian membuat jadwal operasinya secara bebas, tidak tergantung dari yang lainnya.

Sedangkan tujuan persediaan menurut Freddy Rangkuti (2002:2), yaitu:

1)    Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang/bahan yang dibutuhkan perusahaan. 

2)    Menghilangkan resiko dari materi yang dipesan berkualitas tidak baik sehingga harus dikembalikan.

3)    Untuk mengantisipasi bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran.

4)    Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin kelancaran arus produksi

5)    Mencapai penggunaan mesin yang optimal.

6)    Memberikan pelayanan kepada langganan dengan sebaik-baiknya, dengan memeberikan jaminan tersedianya barang jadi.

7)    Membuat pengadaan atau produksi tidak perlu sesuai dengan penggunaan atau penjualannya.

 Yamit (2003 ; 6), Tujuan persediaan adalah :

a)    Untuk memberikan layanan yang terbaik pada pasien.

b)    Untuk memperlancar kegiatan praktikum mahasiswa.

c)    Untuk mengatasi kemungkinan terjadinya stockout.

d)    Untuk menghadapi fluktuasi harga.

Dengan tujuan di atas dapat disimpulkan bahwa persediaan diharapkan tersedia dalam jumlah yang optimal, sehingga memperkecil biaya persediaan yang ditimbulkan akibat kelebihan atau kekurangan stok.

Fungsi-fungsi Persediaan

Persediaan yang dimiliki perusahaan bertujuan untuk menjaga kelancaran usaha. Bagi perusahaan dagang persediaan barang dagang memungkinkan perusahaan untuk memenuhi permintaan pembeli. Sedangkan bagi perusahaan industri, persediaan bahan baku dan barang dalam proses bertujuan untuk memperlancar kegiatan produksi, sedangkan persediaan barang jadi ditujukan untuk memenuhi kebutuan pasar.

Menurut Siagian (2006, h162-163) fungsi persediaan terbagi atas empat jenis yaitu : Fungsi Pemisah Wilayah, Fungsi Decoupling, Fungsi Penyeimbang dengan Permintaan, dan Fungsi Penyangga.

Menurut Yamit (2003:6), ada empat faktor yang dijadikan fungsi dari persediaan, yaitu: 

1)      Faktor waktu, menyangkut lamanya proses produksi dan distribusi sebelum barang jadi sampai kepada konsumen.

2)      Faktor ketidakpastian waktu datang dari supplier, menyebabkan perusahaan memerlukan persediaan agar tidak menghambat proses produksi maupun keterlambatan pengiriman kepada konsumen.

3)      Faktor ketidakpastian penggunaan dari dalam perusahaan, disebabkan oleh kesalahan dalam peramalan permintaan, kerusakan mesin, keterlambatan operasi, bahan cacat dan berbagai aspek lainnya.

4)      Faktor ekonomis, adalah adanya keinginan perusahaan untuk mendapatkan alternatif biaya rendah dalam memproduksi atau membeli item dengan menentukan jumlah yang paling ekonomis.

Menurut Rangkuti (2007 ; 15), Persediaan mempunyai fungsi :

1)    Fungsi Decoupling Persediaan yang memungkinkan suatu oraganisasi dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan diadakan agar organisasi tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman.

2)    Fungsi Economic Lot Sizing. Persediaan mempertimbangkan penghematan-penghematan atau potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah. Hal ini disebabkan karena organisasi melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya –biaya yang timbul karena besarnya persediaan ( biaya sewa gedung, investasi, resiko ).

3)    Fungsi Antisipasi. Persediaan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data masa lalu, yaitu permintaan musiman

Sistem Pencatatan Persediaan

Dalam sebuah perusahaan, persediaan akan mempengaruhi neraca maupun laporan laba rugi. Dalam neraca perusahaan dagang, persediaan merupakan nilai yang paling signifikan dalam aset lancar. Sedangkan dalam laporan laba rugi, persediaan bersifat penting untuk menentukan hasil operasi perusahaan dalam periode tertentu.

Terdapat dua macam sistem pencatatan persediaan, yaitu: sistem persediaan periodik dan sistem persediaan perpetual.

Metode Penilaian Persediaan

Penilaian persediaan bertujuan untuk mengetahui nilai persediaan yang dipakai/dijual atau persediaan yang tersisa dalam suatu periode. Persediaan merupakan pos yang sangat berarti dalam aktiva lancar. Hal itu menyebabkan metode penilaian persediaan merupakan hal yang penting untuk diperhatikan.

Menurut Harjanto (2008, h.263) terdapat tiga metode yang digunakan untuk dalam menilai persediaan, yaitu: First In First Out (FIFO), Last In First Out (LIFO), dan rata-rata tertimbang.

Biaya yang berhubungan dengan Persediaan

Biaya persediaan dapat diukur dengan total ekuivalen kas yang digunakan untuk mendapatkan barang dan mempersiapakannya untuk dijual. Biaya-biaya ini termasuk biaya pembelian dan biaya yang terjadi sampai barang tersebut siap untuk dipakai atau dijual kepelanggan.

Menurut Kieso, et al (2009, h.412) Biaya yang dimasukkan dalam persediaan adalah Biaya Produk, Biaya Periode, dan Perlakuan atas diskon pembelian.

Untuk pengambilan keputusan penentuan besarnya jumlah persediaan, biaya-biaya variabel berikut harus dipertimbangkan : (Rangkuti, 2007 : 16)

1)    Biaya penyimpanan

2)    Biaya pemesanan atau pembelian (ordering costs atau procurement costs)

3)    Biaya penyiapan (manufacturing)

4)    Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (shortage costs)

Berikut ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai biaya-biaya persediaan tersebut:

1)    Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan (hording cost atau carrying costs) terdiri atas biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah :

a)    Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin ruangan, dan sebagainya);

b)    Biaya modal (opportunity cost of capital), yaitu alternatif pendapatan atas dana yang dinvestasikan dalam persediaan;

c)    Biaya keusangan;

d)    Biaya perhitungan fisik;

e)    Biaya asuransi persediaan;

f)     Biaya pajak persediaan;

g)    Biaya pencurian, pengrusakkan, atau perampokan;

h)   Biaya penanganan pesediaan dan sebagainya.

2)    Biaya pemesanan (ordering costs atau procurement costs). Biaya-biaya ini meliputi :

a)    Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi;

b)    Upah;

c)    Biaya telepon;

d)    Pengeluaran surat menyurat;

e)    Biaya penegepakan dan penimbangan;

f)     Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan;

g)    Biaya pengiriman ke gudang;

h)   Biaya hutang lancar dan sebagainya;

3)    Biaya penyiapan (manufacturing)

Hal ini terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri ”dalam pabrik” perusahaan, perusahaan menghadapi biaya penyiapan (set-up costs) untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari :

a)    Biaya mesin-mesin menganggur;

b)    Biaya persiapan tenaga kerja langsung;

c)    Biaya penjadwalan;

d)    Biaya ekspedisi dan sebagainya;

4)    Biaya kehabisan atau kekurangan bahan

Adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencakupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah sebagai berikut :

a)    Kehilangan penjualan;

b)    Kehilangan pelanggan;

c)    Biaya pemesanan khusus;

d)    Biaya ekspedisi;

e)    Selisih harga;

f)     Terganggunya operasi;

g)    Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial dan sebagainya

Pengukuran Persediaan

Persediaan ditunjukan untuk barang-barang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan bisnis, untuk itu persediaan haruslah diukur untuk melihat realisasi dari persediaan mana yang pantas atau tidak untuk dijual. Pengukuran persediaan menurut Ikatan Akuntansi Indonesia (2004 : 14.2) melalui Pernyataan Standar Akuntansi No. 14 dalam buku Standar Akuntansi Keuangan adalah sebagai berikut:

”Persediaan harus diukur berdasarkan biaya atau nilai realisasi bersih, mana yang lebih rendah (the lower of cost and net realizable value).”

Dari pengertian pengukuran persediaan diatas dapat disimpulkan bahwa pengukuran persediaan harus diukur dari biaya atau nilai realisasi bersih, mana yang pantas atau tidak untuk dijual.

Perputaran Persediaan

Dalam persediaan yang diadakan dalam suatu perusahaan, haruslah diadakannya perputaran perediaan untuk menanggulangi persediaan-persediaan yang tidak terpakai.

Pengertian perputaran persediaan menurut Michell Suharli (2006 : 303) dalam buku ”akuntansi untuk Bisnis dan Jasa” mengungkapkan bahwa : “Perputaran persediaan (Inventory Turnover) menentukan berapa kali persediaan (inventory) terjual atau digantikan dengan persediaan yang baru selama satu tahun, dan memberikan beberapa pengukuran mengenai likuiditas dan kemampuan suatu perusahaan untuk mengkonversikan barang persediaannya menjadi uang secara tepat.”  Sedangkan menurut Susan Irawati (2006 : 56) dalam buku yang berjudul “Manajemen Keuangan”menyatakan bahwa: “Inventory turnover adalah rasio yang digunakan untuk mengukur efektivitas kemampuan dana suatu perusahaan yang tertanam dalam inventory atau persediaan yang berputar dalam suatu periode tertentu, atau likuiditas dari inventory dan perkiraan untuk adanya overstock.”

Menentukan pesanan persediaan ialah dengan menentukan berapa banyak jumlah persediaan yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan kegiatannya. Untuk itu diperlukan metode EOQ (Economic Order Quantity) agar dapat menentukan kuantitas persediaan yang ekonomis. Menurut Carter (2009, h.314) Kuantitas.

Pemesanan Ekonomis (Economic Order Quantity - EOQ) adalah jumlah persediaan yang di pesan pada suatu waktu yang meminimalkan biaya persediaan tahunan.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan perputaran persediaan menggantikan persediaan yang sudah usang digantikan dengan persediaan yang baru ataupun menggantikannya dengan uang. Turnover menunjukkan berapa kali jumlah persediaan barang dagangan diganti dalam satu tahun (dijual dan diganti).

Untuk mengetahui rata-rata persediaan tersimpan dalam gudang dapat ditentukan dengan membagi jumlah hari-hari dalam satu tahun dengan turnover dari persediaan tersebut.. Adapun cara perhitungan dari perputaran persediaan material adalah sebagai berikut :

                                             Penjualan Bersih

Inventory Turnover      =   --------------------------

                                             Persediaan Rata-rata

Hasil perhitungan dari perputaran persediaan bertujuan untuk mengetahui kemampuan dana yang tertanam dalam inventory berputar dalam suatu periode tertentu.

Persediaan Pengaman (Safety stock)

Untuk memesan suatu barang sampai barang itu datang, diperlukan jangka waktu yang bervariasi dari beberapa jam sampai beberapa bulan.

Perbedaan waktu antara saat memesan sampai saat barang datang dikenal dengan istilah waktu tenggang (lead time). Waktu tenggang sangat dipengaruhi oleh ketersediaan dari barang itu sendiri dan jarak lokasi antara pembeli dan pemasok berada. Maka dari itu safety stock sangat diperlukan.

Besarnya persediaan pengaman dapat dihitung sebagai berikut:

              SS

Z     =   ------ atau SS Zσ

              σ

Keterangan:

X    =   Tingkat persediaan

µ     =   Rata-rata permintaan

σ     =   Standar deviasi permintaan selama waktu tenggang

SS =   Persediaan Pengaman

Z     =   Safety Factor

Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point)

Menurut Heizer, Render (2010, h.98) Tingkat pemesanan kembali (Reorder Point / ROP) adalah suatu titik atau batas dari jumlah persediaan yang ada pada suatu saat dimana pemesanan harus diadakan kembali.

Cara menghitung titik pemesanan kembali (reorder point):

ROP    

Keterangan:

ROP     =   (LT x AU) + SS

ROP     =   titik pemesanan kembali

LT          =   waktu tenggang

AU        =   Pemakaian rata-rata dalam satuan waktu tertentu

SS         =   Persediaan pengaman